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Digitale Mitarbeiter
Digitale Mitarbeiter übernehmen die Arbeit, die keiner vermisst.
Angebote vorbereiten, Anfragen sortieren, Anrufe annehmen, Dokumente auslesen. Ein digitaler Mitarbeiter erledigt wiederkehrende Aufgaben in Ihren Systemen – und legt das Ergebnis Ihrem Team zur Freigabe vor. Wir führen ihn ein, betreiben ihn und arbeiten selbst jeden Tag so.
Was ist ein digitaler Mitarbeiter?
Kein Chatfenster. Ein Kollege mit Rolle, Werkzeugen und Regeln.
Ein Chat beantwortet Fragen. Ein digitaler Mitarbeiter erledigt Aufgaben: Er hat eine feste Rolle, Zugriff auf die Systeme, die er dafür braucht, und klare Regeln, was er selbst darf und was ein Mensch freigeben muss. Vier Dinge machen ihn aus.
Eine feste Rolle
Vertriebsinnendienst, Helpdesk, Assistenz. Er weiß, wofür er da ist, und arbeitet nur daran.
Zugriff auf Ihre Systeme
Postfach, CRM, Dateiablage, Ticketsystem – nur das, was die Rolle braucht, mit eigenem Zugang.
Ein Gedächtnis
Er kennt Ihre Preislisten, frühere Vorgänge und Ihre Gepflogenheiten und muss nicht jedes Mal neu eingewiesen werden.
Freigabe durch Menschen
Was nach außen geht, legt er vor. Ihr Mitarbeiter prüft, korrigiert und gibt frei. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Beispiele nach Abteilung
Wo digitale Mitarbeiter im Mittelstand am meisten bringen
Gute Kandidaten sind Aufgaben, die oft vorkommen, immer ähnlich ablaufen und Informationen aus mehreren Systemen brauchen. Diese Beispiele stammen aus unserem eigenen Betrieb und aus Gesprächen mit Kunden.
Angebote vorbereiten
Anfrage lesen, Kunden im CRM finden oder anlegen, Preise und Lieferzeiten prüfen, Angebotsentwurf und Antwortmail vorbereiten. Der Vertrieb prüft und schickt ab.
Anfragen vorsortieren
Eingehende Meldungen lesen, Dringlichkeit einschätzen, dem richtigen Kollegen zuordnen und einen Lösungsvorschlag aus früheren Fällen beilegen.
Anrufe annehmen
Ein Telefon-Assistent nimmt Anrufe in natürlicher Sprache an, erfasst das Anliegen, vereinbart Termine und stellt bei Bedarf mit Zusammenfassung zu einem Menschen durch – auch nach Feierabend.
Dokumente auslesen
Lieferscheine, Verträge, Formulare: Daten werden herausgezogen, geprüft und dort eingetragen, wo sie hingehören. Auffälligkeiten landen bei einem Menschen.
Inhalte und Anzeigen pflegen
Beiträge entwerfen, Website-Texte aktualisieren, Anzeigen auswerten und Vorschläge machen. Veröffentlicht wird erst nach Freigabe.
Entscheidungen vorbereiten
Recherchen, Marktübersichten, Zusammenfassungen langer Unterlagen und Entwürfe für Schreiben. Die Entscheidung trifft der Mensch, die Vorarbeit ist erledigt.
Ein Vormittag bei Biteno
So arbeitet Anna, unsere digitale Mitarbeiterin im Vertriebsinnendienst.
Ein typischer Ablauf, wie er bei uns jeden Tag vorkommt. Die grünen Punkte sind die Stellen, an denen ein Mensch entscheidet.
- Neue Anfrage im PostfachEin Kunde fragt, ob wir bis Monatsende 20 Geräte liefern können und was das kostet.
- Kunde und Verlauf geprüftAnna findet den Kunden im CRM, sieht das letzte Angebot und die vereinbarten Konditionen.
- Preise und Lieferzeiten verglichenDrei Lieferanten abgefragt, Lieferzeit bis Monatsende bestätigt.
- Angebot und Antwort vorbereitetAngebotsentwurf im CRM angelegt, Antwortmail formuliert, beides zur Freigabe gelegt.
- Vertrieb prüft und gibt freiEin Kollege passt einen Rabatt an und schickt das Angebot ab. Zwei Minuten statt zwanzig.
- Wiedervorlage gesetztAnna merkt sich den Vorgang und erinnert in drei Tagen, falls keine Antwort kommt.
Beispielhafter Ablauf. Unsere digitalen Mitarbeiter tragen Namen, damit im Team jeder weiß, wer was erledigt. Porträts auf dieser Website sind KI-generiert.
Der Mensch bleibt in der Verantwortung
Der digitale Mitarbeiter macht die Arbeit. Ihr Mitarbeiter behält die Entscheidung.
Das ist keine Vorsichtsmaßnahme für den Anfang, sondern das Prinzip. Sie legen fest, was ein digitaler Mitarbeiter selbst darf – etwas lesen, sortieren, vorbereiten – und was ein Mensch freigeben muss: alles, was an Kunden geht, Geld bewegt oder Daten löscht.
Vorbereiten
Lesen, suchen, sortieren, zusammenfassen, Entwürfe anlegen, Wiedervorlagen setzen.
Nach außen geben
Mails an Kunden, Angebote, Veröffentlichungen, Buchungen, Löschungen.
Nachvollziehbar
Jeder digitale Mitarbeiter arbeitet mit eigenem Konto. Sie sehen, wer was wann getan hat.
Kosten im Griff
Jeder digitale Mitarbeiter hat ein Monatsbudget. Ist es aufgebraucht, hält er an, statt weiterzurechnen.
Anbindungen
Digitale Mitarbeiter arbeiten in den Systemen, die Sie schon haben.
Kein neues Programm für Ihr Team. Der digitale Mitarbeiter meldet sich dort an, wo die Arbeit liegt. Diese Anbindungen sind bei uns selbst im Einsatz, weitere bauen wir nach Bedarf.
- E-Mail-Postfächer
- Odoo und andere ERP- oder CRM-Systeme
- Ticketsystem
- Dateiablage und Netzlaufwerke
- WordPress-Websites
- Google Ads
- Google Analytics und Matomo
- Wiki und Dokumentation
- Netzwerk-Dokumentation
- Telefonanlage
Vom Gespräch zum Betrieb
So kommt Ihr erster digitaler Mitarbeiter an den Start
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1
Aufgabe auswählen
Wir suchen gemeinsam eine Aufgabe, die oft vorkommt, klar abgegrenzt ist und spürbar Zeit kostet. Nicht die spektakulärste, sondern die mit dem besten Verhältnis von Nutzen zu Aufwand.
ErgebnisEine Aufgabenbeschreibung mit Regeln: was der digitale Mitarbeiter darf und was freigegeben wird.
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2
Einrichten und erproben
Wir richten den digitalen Mitarbeiter ein, binden die Systeme an und lassen ihn zuerst parallel laufen. Ihr Team sieht jedes Ergebnis, bevor etwas passiert, und wir schärfen nach.
ErgebnisEin digitaler Mitarbeiter, dessen Arbeit Ihr Team kennt und dem es vertraut.
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3
Betrieb und Betreuung
Wir betreiben ihn in unserem Rechenzentrum in Stuttgart oder bei Ihnen, halten Modelle und Anbindungen aktuell und passen ihn an, wenn sich Ihre Abläufe ändern.
ErgebnisEin Kollege, der jeden Tag mitarbeitet – und ein fester Ansprechpartner bei uns.
Die Plattform dahinter
Wenn aus einem digitalen Mitarbeiter ein ganzes Team wird
Ein digitaler Mitarbeiter braucht eine Umgebung, in der Zugänge, Budgets, Gedächtnis und Freigaben sauber geregelt sind. Für Unternehmen, die mehrere digitale Mitarbeiter in mehreren Teams einsetzen, gibt es NexGen AI – im Rechenzentrum in Stuttgart oder in Ihrem eigenen.
Häufige Fragen
Was Geschäftsführer vor dem ersten digitalen Mitarbeiter wissen wollen
Was passiert, wenn der digitale Mitarbeiter einen Fehler macht?
Dafür gibt es die Freigabe. Alles, was nach außen geht, sieht vorher ein Mensch. Im Probelauf läuft der digitale Mitarbeiter parallel, bis Ihr Team seiner Arbeit vertraut. Und weil er mit eigenem Konto arbeitet, ist jeder Schritt nachvollziehbar.
Ersetzt das Mitarbeiter?
Es ersetzt Aufgaben, nicht Menschen. Unsere Erfahrung: Die gewonnene Zeit fließt in Kundengespräche, Beratung und Arbeit, die vorher liegen geblieben ist. Und es hilft, wenn offene Stellen nicht besetzt werden können.
Wie lange dauert es bis zum ersten digitalen Mitarbeiter?
Für eine klar abgegrenzte Aufgabe mit vorhandenen Anbindungen rechnen Sie mit wenigen Wochen bis zum Probelauf. Komplexere Abläufe mit neuen Schnittstellen dauern länger. Das sagen wir Ihnen nach dem ersten Gespräch.
Was kostet ein digitaler Mitarbeiter?
Er besteht aus Betrieb, Modellnutzung mit festem Monatsbudget und der Einrichtung. Was das für Ihre Aufgabe bedeutet, rechnen wir mit Ihnen durch – auch gegen die Zeit, die Ihr Team heute dafür aufwendet. Den Telefon-Assistenten gibt es auch ohne Grundgebühr, abgerechnet je Gesprächsminute.
Wo laufen die digitalen Mitarbeiter, und was ist mit unseren Daten?
In unserem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Stuttgart oder in Ihrem eigenen. Vertrauliches bearbeiten lokale Modelle, die das Rechenzentrum nicht verlassen. Externe Modelle nur dort, wo Sie es freigeben, und nur über Geschäftszugänge ohne Training mit Ihren Daten. Eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO gehört dazu.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Einrichtung, Betrieb und Pflege übernehmen wir. Von Ihrer Seite braucht es jemanden, der die Abläufe kennt und die Regeln mit uns festlegt.
Gespräch vereinbaren
Lassen Sie uns über Ihren Betrieb sprechen.
Im ersten Gespräch – 30 Minuten, am Telefon oder per Video – klären wir, wo KI bei Ihnen am meisten bringt und wie ein Einstieg aussieht. Den Workshop machen wir meist innerhalb von zwei bis drei Wochen.